Informace o zpracování osobních údajů — rezervace programů SVITSOL
Platí od 10. 10. 2026.
Tady najdete, jaké osobní údaje při rezervaci programu zpracováváme, proč, jak dlouho a jaká máte práva. Píšeme jen o tom, co opravdu děláme.
Stručně
- Potřebujeme vaše jméno, e-mail a telefon, abychom rezervaci vyřídili. U škol a firem také údaje organizace kvůli dokladu.
- Jména účastníků — dětí ani dospělých — nezjišťujeme a o zdraví se neptáme; jedinou výjimkou je záznam o úrazu (čl. 2).
- Údaje neprodáváme a nikomu je nedáváme k reklamě. Po programu vám pošleme jedinou žádost o hodnocení.
- Rezervační systém, databázi i poštu provozujeme sami na vlastním serveru.
- Analytické ani reklamní cookies nepoužíváme.
1. Kdo údaje zpracovává
Správcem údajů je SVITSOL s.r.o., IČO 10832505, se sídlem Šachetní 135, 357 41 Královské Poříčí. Zapsáno v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Plzni, oddíl C, vložka 40630. E-mail: exkurze@svitsol.cz, telefon: +420 723 913 541.
Pověřence pro ochranu osobních údajů jsme nejmenovali; zákon nám to neukládá. S čímkoli se obracejte na uvedený e-mail nebo telefon.
2. Jaké údaje máme a odkud
Rezervace (přes web; rezervaci po telefonu nebo e-mailu zapíšeme do systému my):
- jméno a příjmení toho, kdo rezervuje (kontaktní osoba), e-mail a telefon;
- u škol, školek, firem a dalších organizací název, IČO, DIČ, adresa a u škol třída; u ostatních rezervací jen to, co rezervační formulář u daného programu žádá nebo co vyplníte kvůli dokladu (například adresu, název firmy, IČO nebo vlastní text na dokladu);
- program, den a čas, počet účastníků, doplňky, cena, způsob platby a vaše poznámka;
- naše interní poznámky k rezervaci (například co jsme si domluvili po telefonu);
- kdy jste rezervaci odeslali a potvrdili a s jakým zněním obchodních podmínek;
- co se v rezervaci později změnilo; při zrušení den, kdy nám zrušení přišlo, důvod a storno poplatek.
Poptávka (větší skupiny, firmy, akce na míru): text vašeho e-mailu, údaje z poptávkového formuláře na webu nebo zápis telefonátu, kontaktní údaje, název organizace, počet a věkové složení účastníků, přání k termínu a programu (u výjezdu i místo konání a informace o prostoru) a naše další komunikace.
Doklady a platby: faktura, pokladní doklad a další doklady se jménem nebo názvem, adresou a IČO, jsou-li uvedeny, a záznamy o přijatých a vrácených platbách (částka, den, způsob platby). Platíte-li převodem, vidíme na výpisu z účtu jméno a číslo účtu plátce. Čísla platebních karet se k nám nedostanou.
E-maily: e-maily, které vám k rezervaci posíláme, vaše zprávy, které nám přijdou do schránky, a záznam o tom, že se náš e-mail vrátil jako nedoručitelný.
Hodnocení po programu (dobrovolné, přes odkaz z e-mailu): známky, text a jaká další řemesla vás zajímají. Připojíme k němu jméno, e-mail a organizaci z rezervace. Hodnocení nezveřejňujeme. IP adresu u něj neukládáme.
Technické údaje: webový server zaznamenává IP adresu, čas, adresu stránky a typ prohlížeče každého požadavku. Ochrana serveru (webový firewall) si u požadavků, které odmítla nebo které skončily chybou, zaznamená totéž a navíc hlavičky požadavku. Když prohlížeč nahlásí, že na stránce zablokoval nějaký obsah, uložíme to hlášení s IP adresou a typem prohlížeče. Rezervační formulář si krátce pamatuje počet pokusů z jedné IP adresy (jen jako otisk). Když objednávku potvrdíte odkazem z e-mailu, zapíše se IP adresa do provozního protokolu.
Co nezjišťujeme
- Jména ani jiné údaje účastníků — dětí ani dospělých. Stačí nám počet a u dětí třída nebo věk skupiny.
- Údaje o zdraví. Neptáme se na ně a do poznámky je prosím nepište. Alergii nebo jiné omezení důležité pro bezpečnost řekněte lektorovi před začátkem programu — nic si nezapisujeme. Napíšete-li nám takový údaj přesto, nepoužijeme ho k ničemu jinému než k bezpečné přípravě vašeho programu a z rezervace ho odstraníme, jakmile si ho všimneme, nejpozději na vaši žádost. V e-mailech, které jsme si k rezervaci mezitím poslali (potvrzení vám a upozornění nám), a v zálohách zůstane po dobu uvedenou v čl. 6. Ohlásíte-li nám, že s účastníkem přijde osobní asistent, zapíšeme si jen počet osob.
- Žádáte-li o snížení nebo prominutí storno poplatku, stačí napsat, že jde o vážný osobní důvod — podrobnosti o zdraví psát nemusíte a lékařské zprávy neposílejte. Zprávu, ve které nám údaj o zdraví přesto napíšete, po vyřízení žádosti smažeme.
Výjimka: úraz nebo škoda. Stane-li se při programu úraz nebo škoda, sepíšeme o tom krátký záznam se jménem dotčené osoby a popisem události. Potřebujeme ho pro uplatnění nebo obhajobu právních nároků a pro pojišťovnu.
Odkud údaje máme: od vás. Vyplníte-li IČO, doplníme název a adresu z veřejného registru ARES (Ministerstvo financí). Pokud vás jako kontaktní osobu uvedl někdo jiný — například kolega ze školy —, máme vaše údaje od něj.
3. Proč údaje zpracováváme a na jakém základě
| Proč | Na jakém právním základě |
|---|---|
| Rezervace a vše kolem ní — přijetí a potvrzení rezervace, příprava a průběh programu, e-maily k rezervaci (potvrzení, připomínka před termínem, změna, zrušení, doklad, potvrzení platby), telefonát při potížích, odpověď na poptávku, reklamace | Rezervujete-li sami za sebe: plnění smlouvy s vámi a jednání o ní (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR). Rezervujete-li za školu, firmu nebo jinou organizaci: oprávněný zájem — náš i vaší organizace — program domluvit a uskutečnit (písm. f)). |
| Doklady a účetnictví | právní povinnost (písm. c)) — zákon o účetnictví |
| Storno poplatek, vymáhání dluhů a důkazy pro případ sporu — vyúčtování poplatku, upomínka, v krajním případě advokát a soud; uchování toho, co bylo sjednáno, kdy a s kým; záznam o úrazu nebo škodě při programu | vyúčtování poplatku: plnění smlouvy (písm. b)), u organizací oprávněný zájem (písm. f)); vymáhání a důkazy: oprávněný zájem domoci se zaplacení dluhu a umět prokázat, co bylo sjednáno (písm. f)); údaj o zdraví v záznamu o úrazu: uplatnění a obhajoba právních nároků (čl. 9 odst. 2 písm. f) GDPR) |
| Ochrana rezervačního formuláře a webu — záznamy serveru a webového firewallu, hlášení prohlížeče o zablokovaném obsahu, počítadlo pokusů | oprávněný zájem chránit formulář před roboty a zahlcením, aby termíny nezablokoval někdo, kdo si nic neobjednává (písm. f)) |
| Žádost o hodnocení po programu a vyhodnocení odpovědí — jedna žádost po programu (čl. 4) | oprávněný zájem zlepšovat naše programy (písm. f)) |
| Vrácené e-maily — poznámka u rezervace, že e-mail nedošel; zavoláme vám | oprávněný zájem, aby se k vám informace o rezervaci opravdu dostaly (písm. f)) |
| Doplnění názvu a adresy z registru ARES | oprávněný zájem mít na dokladu správné údaje (písm. f)) |
Žádné z těchto zpracování nestojí na vašem souhlasu — proto vás o souhlas se zpracováním nežádáme. Údaje neprodáváme a nikomu je nedáváme k reklamě.
4. Žádost o hodnocení. Právo vznést námitku
Žádost o hodnocení vám pošleme jednou, 7 dní po programu. Vyplnění hodnocení je dobrovolné a odpovědi nepoužíváme k rozesílání nabídek.
Máte také právo vznést námitku proti každému zpracování, které stojí na našem oprávněném zájmu (v tabulce v čl. 3 označeno písm. f)). Napište nám, proti čemu a proč. Do měsíce odpovíme, zda zpracování ukončíme, nebo proč v něm pokračovat musíme — například kvůli obraně právních nároků.
5. Komu údaje předáváme
Rezervační systém, databázi i odchozí poštu provozujeme sami na vlastním serveru. Písma a ikony na stránkách načítáme také z něj, takže váš prohlížeč při rezervaci nekomunikuje s nikým jiným než s námi.
Údaje předáváme jen těmto příjemcům:
- externí účetní nebo daňový poradce (Česká republika) — doklady a platby, pro vedení účetnictví a daní;
- poskytovatel on-line fakturačního programu (Česká republika), pokud v něm doklad k vaší rezervaci vystavíme — jméno nebo název, adresa, IČO a částka; je naším zpracovatelem;
- banka, u které máme účet (Česká republika), a provozovatel platebního terminálu, přes kterého přijímáme platby kartou (Evropská unie) — údaje o vaší platbě zpracovávají jako samostatní správci;
- orgány veřejné moci (například finanční úřad), když nám to ukládá zákon;
- advokát, soud nebo exekutor — jen kdybychom museli vymáhat dluh nebo se bránit ve sporu;
- pojišťovna — jen při úrazu nebo škodě, kterou s ní řešíme;
- poskytovatelé nástrojů umělé inteligence — viz dále.
Na požádání vám sdělíme, komu konkrétně jsme vaše údaje předali.
Nástroje umělé inteligence
- Poptávky a úkoly obsluhy. Při vyřizování poptávky může obsluha nechat její text zpracovat nástrojem Claude společnosti Anthropic (Anthropic Ireland, Limited; zpracování probíhá i v USA). Nástroj z textu vytáhne údaje a navrhne úvod odpovědi; odpověď vždy čte a odesílá člověk. Stejný nástroj umí přeformulovat text interního úkolu obsluhy; je-li v úkolu jméno nebo kontakt zákazníka, zpracuje ho nástroj také. Anthropic je tu náš zpracovatel, údaje nesmí použít k učení svých modelů a maže je zpravidla do 30 dnů (déle jen tehdy, když to ukládá zákon nebo když obsah poruší pravidla užívání služby). Rezervace z webu se do nástroje neposílají.
- Interní poznámky k hodnocení. Poznámky, které si k hodnocení píše obsluha, můžeme nechat jazykově opravit nástrojem společnosti OpenAI — bez jmen a kontaktů. Text vašeho hodnocení se tam neposílá. OpenAI tu není naším zpracovatelem; co se k nástroji dostane, zpracovává jako samostatný správce (viz další odrážka).
- Správa a vývoj systému. Systém spravujeme a vyvíjíme s pomocí nástrojů umělé inteligence společností Anthropic a OpenAI. Při opravě nebo úpravě se mohou dostat i k údajům uloženým v systému, v rozsahu pro tu práci nutném. U těchto nástrojů není naším zpracovatelem ani jedna z obou společností: údaje, ke kterým se nástroj dostane, zpracovávají jejich irské společnosti (Anthropic Ireland, Limited a OpenAI Ireland Limited) jako samostatní správci podle vlastních zásad ochrany soukromí. Použití dat k učení modelů máme u obou vypnuté.
Předání do USA. Anthropic i OpenAI zpracovávají údaje i ve Spojených státech. Rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně se na ně nevztahuje, protože nejsou zapsané v seznamu Rámce EU–USA pro ochranu osobních údajů (Data Privacy Framework). Předání údajů z poptávek a úkolů společnosti Anthropic je zajištěno standardními smluvními doložkami schválenými Evropskou komisí; najdete je na anthropic.com/legal/data-processing-addendum a na požádání vám je pošleme. Při opravě interních poznámek a při správě a vývoji systému předávají údaje do USA tyto společnosti samy, podle svých zásad ochrany soukromí (anthropic.com/legal/privacy, openai.com/policies).
6. Jak dlouho údaje uchováváme
| Údaje | Jak dlouho |
|---|---|
| rezervace, ke které nevznikl účetní doklad ani platba (i zrušená nebo nepotvrzená), a záznam jejích změn | 3 roky od termínu programu |
| rezervace s účetním dokladem nebo platbou, doklady a záznamy o platbách (i doklady vystavené ve fakturačním programu) | do konce 5. roku po roce, ve kterém byl doklad vystaven (doklad z roku 2026 do konce roku 2031). Doklad zaplacený později nebo nezaplacený uchováme nejméně do té doby a navíc do konce roku následujícího po roce, ve kterém byl zaplacen nebo ve kterém jsme pohledávku odepsali. |
| e-maily, které jsme vám poslali, a vaše zprávy v naší schránce | 3 roky od termínu programu; e-maily k rezervaci s dokladem tak dlouho jako doklad; e-maily, které k žádné rezervaci nepatří, 3 roky od odeslání |
| záznam o úrazu nebo škodě při programu | 3 roky od události; při sporu do jeho skončení |
| poptávka, ze které rezervace nevznikla | 1 rok od poslední zprávy |
| hodnocení | 3 roky se jménem; potom už jen známky a text, bez jména, e-mailu a organizace |
| záznam o vráceném e-mailu | s rezervací; celé znění vrácené zprávy 90 dní |
| záznamy webového serveru a webového firewallu (IP adresa, stránka, prohlížeč, hlavičky požadavku) | nejdéle 5 týdnů |
| hlášení prohlížeče o zablokovaném obsahu (IP adresa, prohlížeč) | 90 dní |
| počítadlo pokusů u formuláře (otisk IP adresy) | 24 hodin |
| provozní protokol systému (i IP adresa při potvrzení objednávky odkazem) | 60 dní |
| provozní záznamy o doručování e-mailů | 90 dní |
| zálohy | výpisy databáze nejdéle 5 týdnů; zálohy celého serveru nejdéle 6 měsíců; mimořádné zálohy před úpravou systému nejdéle 6 měsíců |
| údaje předané nástroji Claude (Anthropic) při vyřizování poptávek a úkolů | zpravidla do 30 dnů od zpracování |
| cookie a rozepsaná rezervace ve vašem prohlížeči | 1 hodina a 24 hodin (čl. 7) |
Tři roky jsou doba, po kterou může kterákoli strana uplatnit svá práva z rezervace (promlčecí lhůta). Pět let u dokladů ukládá zákon o účetnictví. Ze záloh údaje zmizí nejpozději do 6 měsíců po smazání. Déle údaje držíme jen tehdy, když to ukládá zákon nebo dokud běží spor či řízení, kterého se týkají.
7. Cookies a úložiště prohlížeče
- SVITSOLPUBLICSESS — technická cookie, bez které nejde rezervační ani poptávkový formulář bezpečně odeslat. Chrání ho před roboty a dvojím odesláním. Platí nejdéle 1 hodinu a vzniká jen na stránkách rezervace, poptávky, potvrzení objednávky a hodnocení. Úvodní stránka ji nenastavuje.
- Rozepsaná rezervace se ukládá jen ve vašem prohlížeči — v otevřené záložce, nejdéle 24 hodin —, aby se vám vyplněné údaje neztratily při obnovení stránky. K nám se nedostane, dokud rezervaci neodešlete; po odeslání se smaže.
Analytické, reklamní ani jiné sledovací cookies nepoužíváme. Protože používáme jen to, co je nutné pro službu, kterou si sami vyžádáte, nežádáme vás o souhlas s cookies.
8. Vaše práva
Máte právo:
- na přístup — dozvědět se, jaké údaje o vás máme, a dostat jejich kopii;
- na opravu nepřesných údajů;
- na výmaz, když už údaje nepotřebujeme. Doklady a záznamy o platbách smazat nemůžeme, dokud nám jejich uchování ukládá zákon, a údaje potřebné ve sporu, dokud spor trvá nebo hrozí;
- na omezení zpracování — například dokud prověřujeme vaši námitku;
- na přenositelnost údajů, které jste nám dali ke smlouvě uzavřené sami za sebe;
- vznést námitku proti zpracování z oprávněného zájmu (čl. 4);
- podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, https://uoou.gov.cz. Než se na úřad obrátíte, napište prosím nám — většinu věcí vyřešíme hned.
Žádost pošlete na exkurze@svitsol.cz, zavolejte na +420 723 913 541, nebo napište na adresu Šachetní 135, 357 41 Královské Poříčí. Odpovíme bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce, a zdarma. Abychom vaše údaje nevydali nikomu cizímu, ověříme si, že žádáte opravdu vy — obvykle stačí, že žádost přišla z e-mailu uvedeného v rezervaci, nebo vám zavoláme na telefon z rezervace.
9. Musíte nám údaje dát? Rozhoduje o vás automat?
Jméno, e-mail a telefon potřebujeme, abychom vám rezervaci mohli potvrdit a zastihli vás, kdyby se něco změnilo. U škol, školek a u dokladů pro organizace potřebujeme i údaje organizace. Bez těchto údajů rezervaci nepřijmeme. Poznámka a hodnocení jsou dobrovolné.
Automatizované rozhodování ani profilování neprovádíme. Rezervační systém sám počítá jen volné termíny, časy programu a cenu. Návrh odpovědi z nástroje umělé inteligence vždy čte a odesílá člověk.
10. Jak údaje chráníme
- Rezervační systém běží na serveru, který spravujeme sami; spojení s ním je šifrované.
- K údajům se dostanou jen naši pověření pracovníci, každý pod vlastním účtem a heslem a jen v rozsahu své práce, a nástroje pro správu systému popsané v čl. 5.
- Údaje pravidelně zálohujeme a zálohy po čase mažeme.
11. Změny a účinnost
Když se změní to, jak údaje zpracováváme, upravíme tento text předem. Aktuální znění je vždy na této stránce; starší znění uchováváme a na požádání vám je pošleme. Tyto informace platí od 10. 10. 2026.